Excel是最廣泛的數據處理工具之一，數據處理包括數據輸入、數據加工和數據輸出3個密不可分的環節，如果日常數據輸入環節的效率都很低，那麼再強大的工具也沒有用。
數據是多種多樣的，有數值型數據，如銷售量；有文本型數據，如產品名稱；有日期和時間型數據，如業務產生的時間等，如下圖所示。
在Excel中輸入數據時可能會遇到各種問題，如身份證號碼顯示不全、特殊字符的輸入等，今天我們主要與大家分享如何快速準確地輸入數據。
01 身份證號碼顯示不全
除常規數據外，還有一些比較特殊的數據，如身份證號碼，大家在輸入身份證號碼時，是不是都會遇到下面的問題呢？明明輸入的是這樣的：
按【Enter】鍵後卻是這樣的：
在該數據上雙擊後，是這樣的：
怎麼解決呢？其實很簡單，在輸入身份證號碼之前，先輸入一個英文單引號。
然後按【Enter】鍵：
這樣就沒問題了，只是單元格的左上角有點特別。這是因為Excel中默認數字顯示11位，如果超過11位，就會顯示為科學記數法，如"4.1E+17"，如果超過15位，15位後的數字就會顯示為0，如"411111201903032000"。這就是上面例子出現"意外"的原因，而解決方法就是將數值型數據轉換為字符型數據。例如，在輸入數字前，先輸入一個英文單引號，如 "'411111201903032359"。並且，默認情況下，數字會右對齊，而字符會左對齊。
02 輸入特殊字符在單元格中輸入鍵盤上沒有的符號，如在B5單元格的文字前輸入"§"小節符，具體操作步驟如下。
步驟01 把光標定位在文字的最前面，選擇【插入】選項卡，在功能區中選擇【符號】組中的【符號】選項。
步驟02 在彈出的【符號】對話框中選擇【符號】選項卡，找到需要的小節符號，如下圖所示。單擊【插入】按鈕，即可把"§"插入編輯區光標所在位置。
提示：在插入特殊字符前記得先把光標定位在要插入的位置。
03 輸入多個0的方法有時要輸入的數據非常大，如"1200000"，後面有好多0，特別容易輸錯，這時用下面的方法，可以快速 輸入。先數一下數據共有5個"0"，在單元格中輸入【12**5】，按【Enter】鍵即可。最後的數字5就表示末尾有5個"0"，前面用兩個"*"分隔。這時顯示數據為"1.20E06"，這是因為Excel對比較大的數自動按"科學記數法"的格式顯示，可以通過將單元格的數據格式設置為【常規】，即可顯示為"1200000"。
04 只允許輸入某範圍內的數據工作表中有些數據的取值範圍非常明顯，如"學生成績表"中的成績範圍在0~100之間。可以利用"數據驗證"
功能保證輸入的成績都是有效的，關鍵是它可以在輸入數據前進行有效提醒，而不是輸入錯誤數據後再提醒，這樣可以大大提高輸入效率，具體操作步驟如下。
步驟01 選中C2:E6單元格區域，選擇【數據】選項卡，在【數據工具】組中單擊【數據驗證】下拉按鈕，選擇【數據驗證】選項，如下圖所示。
步驟02 彈出【數據驗證】對話框，在【設置】選項卡中，設置【允許】為【小數】、【數據】為【介於】，在【最小值】參數框中輸入【0】、【最大值】參數框中輸入【100】，如下圖所示。
步驟03 在【輸入信息】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【數據範圍】，【輸入信息】文本框中輸入【0~100的實數】，如下圖所示。
步驟04 在【出錯警告】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【輸入錯誤】，【錯誤信息】文本框中輸入【數據範圍為0~100的實數。】，單擊【確定】按鈕，如下圖所示
步驟05 單擊C2:E6單元格區域中的任一單元格，系統會顯示設置的"輸入信息"，提醒用戶輸入數據的範圍。如果數據輸入錯誤，系統自動顯示設置的"出錯警告"，提示需要重新輸入正確數據。提示：如果"輸入信息"提示框擋住了輸入數據的單元格，可以把它拖動到不影響輸入的區域。在【數據驗證】對話框的【設置】選項卡中，【允許】下拉列表中還有一些常用數據有效性設置，如"整數""日期""文本長度""序列"等，甚至數據範圍中可以用函數作為參數，該功能有非常實際的管理意義。
05 防止輸入重複數據
在"學生成績表"中，學號具有唯一性。此外，還有身份證號、物資編號、快遞單號等都是沒有重複數據的，同樣可以通過設置"數據驗證"防止輸入重複數據，具體操作步驟如下。
步驟01 選中A2:A11單元格區域，選擇【數據】選項卡，在【數據工具】組中單擊【數據驗證】下拉按鈕，選擇【數據驗證】選項。
步驟02 在【設置】選項卡中，設置【允許】為【自定義】，在【公式】參數框中輸入【=countif(A:A,A2)=1】，即在A列中A2單元格的值只能有一個，A列後省略了行號，如下圖所示。
步驟03 在【出錯警告】選項卡中，在【標題】文本框中輸入【輸入錯誤】，【錯誤信息】文本框中輸入【學號不能重複！】，單擊【確定】按鈕。步驟04 單擊A7單元格，如果輸入的數據與之前的數據重複，系統自動顯示設置的"出錯警告"，提示需要重新輸入正確數據。提示：countif 函數中的數據範圍"A:A"表示"A列中的所有數據"。由於Excel的運算精度是15位，而身份證號碼是18位文本型數據，countif函數會將身份證號碼第16位後的不同數字誤作為相同的數字進行判斷，從而造成數據驗證設置錯誤。這時需要用到sumproduct函數，公式為"=sumproduct (N(A:A=A2))=1"。
06 防止分數變成日期
在單元格中輸入分數"1/5"，按【Enter】鍵後變成了日期"1月5日"！這與系統的默認設置有關，輸入數據前要把單元格格式設置為"分數"。將單元格格式設置為分數的方法有以下4種。 （1）選擇單元格區域，按【Ctrl+1】組合鍵，彈出【設置單元格格式】對話框，在【數字】選項卡的【分類】列表框中選擇【分數】選項，在【類型】列表框中選擇其中一種格式，單擊【確定】按鈕，如下圖所示。
（2） 在輸入的分數前加"'"( 半角的單引號 )。 （3） 在輸入的分數前加"0 "（數字0和一個空格）。（4） 把單元格格式設置為"文本"格式。提示：這種情況不能輸入數據後再設置成"分數"格式。
好了，今天就分享到這了，希望能幫到大家