從清朝「奏摺制度」到現代無紙化辦公,OA系統應該這樣做

吳婉絢 發佈 2020-01-06T03:17:38+00:00

隨著歷史劇的熱播,那些被時光塵封的人物和故事開始漸漸浮現於人們眼前。在所有清朝歷史劇中,但凡提及雍正帝,不免就要提起他勤於政事。而提起政事,又總讓人聯想起「奏摺」。事實上,「奏摺制度」並不如想像中久遠,其歷史自清朝起,系前朝「題本」的延伸產物。

隨著歷史劇的熱播,那些被時光塵封的人物和故事開始漸漸浮現於人們眼前。在所有清朝歷史劇中,但凡提及雍正帝,不免就要提起他勤於政事。而提起政事,又總讓人聯想起「奏摺」。事實上,「奏摺制度」並不如想像中久遠,其歷史自清朝起,系前朝「題本」的延伸產物。

據《朱批諭旨》書中所記,雍正年間撰寫奏摺的人多達223人,且實際撰寫人已超千人(此數據僅限本書)雍正更有諭曰:「令著爾科道每日一人上密折,輪流具奏,一折只言一事,無論大小事務,皆許據實敷陳,即或無事可言,折內必先聲名無言之故。」

面對如此繁重的「工作任務」,身為皇帝的雍正自然也不輕鬆。是以,挑燈批奏摺再常見不過,在他為政的13年間,光寫給奏摺的批示就多達千萬餘字。

在無紙化辦公日益成熟的現代,如何立足清朝「奏摺制度」為雍正帝設計一套完整的奏摺OA系統,這是個好問題!

功能梳理

關於奏摺制度,雍正要的是什麼?

奏摺制度興起之初是為彌補前朝「題本」的不足,試圖解決「手續繁雜」「經手人過多」「內容安全性」等方面的問題。康熙時,奏摺不過是皇帝與親信之間小範圍的文書,到了雍正時,其適用範圍則越來越大。(不過值得明確的是,對於雍正帝而言,奏摺尚不能完全取代題本。因而他時常在批覆某些奏摺的時候要求「具題」「具本」)

1.登錄功能

在雍正的「奏摺制度」中,有一種專用的鎖箱(內廷製造)用於確保奏摺保密性。這種鎖箱配備一把銅鎖,且每把銅鎖的鑰匙有且只有2把:1把歸具折人所有,1把歸雍正帝所有。

在OA系統上可表現為登錄功能的用戶名及用戶密鑰,且普通用戶的配置由內廷設置。

2. 用戶定義

不僅如此,雍正帝對奏摺的保密性的高要求還體現在他曾在《殊批諭旨》自撰前言:

「朕親自覽閱批發,從無留滯,無一人贊襄於左右,不但宮中無檔可查,亦並無專司其事之入。」

也就是在清朝的奏摺制度OA系統中,一共涉及三個角色,即超級管理員角色(雍正帝),及普通用戶角色(奏摺撰寫人),用戶管理員(內廷)。

3.主體功能

顯然,在「奏摺制度」中,勢必涉及「撰寫」「提交」與「批覆」三個環節。

由於「事無巨細,皆可上奏」,奏摺數量頗多可以理解,又因其類別可分為「奏事折」「奏安折」「謝恩折」「賀折」四類,所以在撰寫者在撰寫時就應選好相應分類,以便後期雍正帝批覆時可區分批覆優先級。

4.歸檔功能

雍正八年(1730年)七月,雍正帝諭曰:「閣、 各省文武諸臣奏摺,經朕朱筆批示者,俱令呈繳,以備稽查。」

從這個角度上講,奏摺制度OA系統需具備存檔功能模塊,以備稽查。考慮到《雍正上諭》所要求的「若抄寫、留存、隱匿、焚棄,日後發覺,斷不寬恕。定行從重治罪」,即「存檔」這一功能模塊僅超級管理員可擁有,而普通用戶角色在奏摺提交後無法使用存檔及刪除功能,且從普通用戶的角度來講,需有「閱後即焚」功能。

綜上,雍正帝這個奏摺OA系統的基礎功能具體可梳理:

邏輯梳理

關於奏摺流轉,應該是這樣的……

在初步梳理出具體功能點後,

1.用戶配置及登陸

在「奏摺制度」中,雍正帝會命內廷特製一個配有銅鎖的皮匣,在本奏摺OA系統中表現為為用戶管理員擁有新建普通用戶的權限,初始密碼(鑰匙)默認隨機生成。

當然,從這個系統落地後,首先要有管理員的存在。超級管理員(雍正帝)及用戶管理員自搭建後必須存在。超級管理員擁有本系統最高管理權限。

2.普通用戶使用

在「奏摺制度」中,臣工的奏摺將遞交至皇帝手中,由皇帝親啟。其中:督撫的奏摺送至乾清門由內奏事處遞交給皇上;地方官的奏摺由欽定大臣轉交;偏遠臣子的則由巡撫轉交……此外,雍正帝還選了許多心腹作為轉呈人員。如此種種都是為了確保奏摺的保密性。

這一流程落到奏摺OA系統上,應為:普通用戶正常完成登錄後,即可撰寫相關奏摺。為方便分類,在新建奏摺前,需選擇奏摺類型:「奏事折」「奏安折」「謝恩折」「賀折」,再進行內容填寫,待完成內容編輯後,即可「提交」。

3.超級管理員使用

根據雍正帝所言:「各省文武官員之奏摺,一日之間,嘗至二三十件。多或至五六十件不等,皆朕親自覽閱批發」但與此同時,他還下達了另一個指示:「經朕朱筆批示者,俱令呈繳,以備稽查。」

這一流程落到奏摺OA系統上應為:超級管理員登錄後,選擇需批覆文件,閱讀並提交了批覆文案。提交後,批覆文案同步歸檔。另一方面,臣工可登錄奏摺OA系統,閱讀已批覆文件,文件閱後即焚。

歸檔後的文件僅超級管理員可搜索、查詢及閱讀(即稽查過程)。

依據上述功能及邏輯梳理,

奏摺OA系統原型圖可簡單繪製為——

1.登錄頁面

統一登錄介面,使用者可在登錄頁面選擇登錄角色,輸入用戶名及密碼,只要通過用戶鑒權即可開始奏摺無紙化辦公。

2.普通用戶使用頁面

普通用戶登錄後,進入奏摺OA系統主頁(普通用戶端),普通用戶端的OA主頁下方導航欄分為「未讀朱批」與「新奏摺」兩欄,其中「新奏摺」一欄中有「奏事折」「奏安折」「謝恩折」及「賀折」4個選項可選擇,選中不同選項開始撰寫即為不同奏摺類型。在「新朱批」欄中,僅顯示所有未讀朱批,所有朱批閱後即焚。

3.超級管理員使用介面

超級管理員登錄後,進入奏摺OA系統主頁(超級管理員端),超級管理員端的OA主頁下方導航欄分為「奏摺」與「歸檔」。「奏摺」一欄按照「已讀」「未讀」對待處理奏摺進行歸類,二級頁面(未展示)進行進一步細分。「歸檔」一欄中默認展開全部已歸檔奏摺,上方導航欄依次展開顯示奏摺類型。同時系統支持精確搜索及模糊搜索。


縱觀「奏摺制度」,雍正帝最看重的莫過於「信息安全性」,並且立足於「奏摺OA系統」創建目的,

我們不難歸納出2點關於現代OA系統搭建建議:

1.重視信息安全性

從存放奏摺的皮匣,到轉呈人員挑選,再到朱批回繳,雍正帝對「奏摺」的保密性的重視可見一斑。清朝如此,在5G飛速發展的時代下亦是如此,尤其當OA系統廣泛運用於工作的方方面面後,信息安全性更是不可忽視。落到本「奏摺OA系統」上具體體現為:

  • 用戶密鑰對照

由於用戶與密鑰需由用戶管理員(內廷)配置,初始密碼將隨機生成。因而當用戶首次登錄時,必須強制用戶進行密碼更改,且需保證密碼非弱口令(所謂弱口令指的是,簡單的數字密碼、鍵盤連續密碼等)。按照現代信息系統對密碼的要求,強口令的標準是:密碼長度為12位,包含大小寫字母、特殊符號及數字。從這個角度上看,OA系統的安全性與每位用戶的操作規範性息息相關。

  • 用戶角色管理

在本「奏摺OA系統」中,共分為「超級管理員」「用戶管理員」「普通用戶」三個角色。這樣的設計立足於雍正對「奏摺制度」的要求——事必躬親。但是在實際信息系統搭建使用過程中,為確保系統使用安全性,建議進一步細化用戶角色管理,爭取將權限細化至每個不同用戶身上,實現分權而治。

2.深耕流轉邏輯

在本OA系統的創建過程中,雍正的需求除安全性外,還暗含簡化奏摺流程。同樣,在現在軟體信息系統中,OA系統作為無紙化辦公的先驅,最需深耕的就是系統內的流轉邏輯。

業務邏輯不清則OA系統內部容易出現自相矛盾的BUG,但又由於涉及相關方眾多,梳理邏輯並非易事。可以說對於OA系統而言,業務邏輯是需攻克的重難點。因此身為系統設計者,在內部人員錯綜複雜的情況下,梳理OA系統流程必須做到每一步合情合理且實現信息閉環。有了這樣總體思想做指揮,至少能夠確保OA系統整體流程暢通。

並且值得注意的是,對於OA系統的使用者來說,介面美觀度並非最重要因素,因此OA系統只需實現介面整潔明了即可。而使用邏輯才是重中之重。做用戶看得懂,易上手的系統是每個系統搭建的要求,OA系統尤甚。


一夜夢回,

紙質辦公漸漸遠去,「奏摺制度」也已不復存在。

新時代是屬於「無紙化辦公」的時代,你準備好了嗎?


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