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PDF 才是主流的辦公文件?很多專業職場人都這麼認為

不過PDF 的起源有幾個特點 還是值得我們一看的。PDF格式 源自 Adobe, 就是 Photoshop / Coreldraw / Illustrator …

2020-01-10 10:23 / 1人閱讀過此篇文章  


PDF(Portable Document Format)原意為「可攜式文檔格式」這是一種大家都很熟悉的文件格式。 專業職場人都將其視為一種必備文件格式,眼下市面上各種層出不窮的 針對 PDF的轉換/生成/批註工具 更是從一個側面 反映了 PDF 的火熱。
儘管如此,為什麼大家會認為 PDF 是辦公主流文件?我們是不是可以從中獲得一點什麼經驗啟發?PDF 有什麼弊端嗎?今天,我們就來看看 PDF 的「這點事」。


PDF格式 起源

火箭君不想花太多時間介紹起源,因為「Who cares?」,我吃魚肉還要問這條魚是那個養殖場哪個池子的嗎?PDF 也是一樣,日常用就是了,誰關心起源?不過 PDF 的起源有幾個特點 還是值得我們一看的。

  • PDF格式 源自 Adobe, 就是 Photoshop / Coreldraw / Illustrator …… Adobe全家桶的那個 Adobe
  • PDF格式 誕生於 上個世紀90年代,但其設計理念遠超當時的平均水平
  • PDF格式,現在已經成為 ISO(國際標準化組織)的標準之一

PDF格式文件的優點

>>>>跨設備/跨系統 都能打開

PDF文件 誕生之初,使用PDF得依靠Adobe家自己的專門軟體。

時至今日,PDF 作為國際標準,它幾乎是所有主流作業系統默認可以直接打開瀏覽的格式。而且無論是 台式計算機設備/平板設備/手機移動設備上,也幾乎都可以直接打開。

可以說,PDF 早就不是Adobe家的私產,而是一個事實上被全球廣大群眾接受的辦公文件標準。


>>>>保證文件內容展現的一致性

從起源可以看到,PDF格式來自Adobe, 而Adobe則是以桌面印刷,排版設計,圖片處理起家,PDF 文件以 Adobe技術為基礎,可以實現 列印友好。換句話說,可以在不同設備上再現原稿的 字體/顏色/圖像。 而我們知道,有些辦公文件(就不點名了)如果換了一個設備,可能由於設備自帶的字體不同,列印/展現效果就會截然不同了。PDF 從設計之初就意識到了這點,是超越當時誕生時代水平的,即使放到今天來看也是很實用很體貼的考慮。


>>>>支持多種「內外掛」

從90年代誕生,一直發展到今天,圍繞 PDF文件格式已經產生了各種 可擴充/可集成的功能和方案。

例如:多媒體集成 / 高亮批註 / 備註批閱 / 手寫簽名 / 表單收集 / 列印到 PDF / 內容加密 / 數字簽名 / 分發限制 ……

這些特點使得 PDF 在商業文件流通領域幾乎要成為了唯一的標準(尤其是海外),無論是 出個簡報 / 詢個報價 / 掃個票據 / 開封證明,還是簽份決議,都可能是 PDF 文件在背後運作或流轉。



最後

儘管,PDF 有這樣那樣的好,但肯定有人會問為什麼我周圍看到的都是Word / PPT / Excel 啊,PDF 反而很少見?PDF 不能輕易編輯修改(其實也是能的)使得 大多數已經 流程固化 / 套路成熟 的商業場景下更加適合。而我們這裡可能還處在各類業務 高速發展,不停創新(或折騰)的階段,因此還未到其完全適用期。不過,在成熟企業內 PDF 的流轉早已是常態。火箭君這裡的對外的文本資料都是 PDF格式;而且由於不太喜歡花哨動態效果,我們的PPT文件也不太需要,只要PDF+翻頁就能搞定 presentation。

除去商務用途,如果大家希望收集一些知識,又不想使用「XX雲筆記」之類的雲產品,PDF 也是一個不錯的「知識容器」,尤其適合將網頁列印為PDF後收集保存。


最後,相信每個人心中一定有最適合自己業務效率的工作方式,PDF可能只是萬千方式中的一個,還是希望大家結合實際,活用 PDF。





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