單位人員使用微信八項注意和十大禁忌!

職場 發佈 2020-01-18T08:13:09+00:00

目前,微信已經取代簡訊、電話,成為工作中最常用的溝通方式。但微信畢竟是新生事物,在工作方式比較嚴謹和傳統的機關單位,使用不當會出現很多問題。


 為廣大幹部學習和決策提供參考。


目前,微信已經取代簡訊、電話,成為工作中最常用的溝通方式。但微信畢竟是新生事物,在工作方式比較嚴謹和傳統的機關單位,使用不當會出現很多問題。很多時候你自己並無意識,卻已用微信給別人留下負面印象。這幾點一定要注意。

1

不要濫用截屏

截屏功能與職場大多數禮儀背道而馳。兩個人的聊天是非常私密的行為,發送出去與暴露他人和自己的隱私沒有區別。在職場上使用微信截圖要格外謹慎,不要隨意截屏為證,更不可隨意把截屏發送給第三者。

反過來說,以現在的技術,除非是騰訊內部調取,其他方式無法驗證微信截圖真假。所以,微信截圖沒有任何法律效力。

2

群里也要講規矩

單位群的感情交流功能相對弱一些,主要是為了工作。所以在工作群里聊天,如果不是工作必要,一定要適可而止。同時,不要隨便拉陌生人進入群里,以免泄露工作秘密。

3

慎用語音

雖然微信交流方式很豐富,有文字、語音、表情等,但交流時對方性格、身處環境、職位高低等都是必須要考慮的。對於那些職位比自己高很多的人,最好的方法是直接電話過去,除非是私下關係極好,一般不要使用語音。為了工作方便和準確無誤,在大多數情況下不要使用語音。

4

注意溝通效率

單位里使用微信溝通,一定要考慮對方處境。比如對方身處領導崗位,事務極其繁忙,這時候切勿使用「看到請回復」「在嗎」這些詞,要直接切入主題。如果稍微感到溝通效率低下,可馬上致電詢問。設想溝通對象處境,隨時調整溝通節奏,工作會更加順暢。

5

區分朋友圈和工作圈

朋友圈是每個人的一張網絡面孔。若工作和生活共用一號,一定要注意朋友圈分組。你發了一條在親戚朋友們看來逗趣的內容,同事老闆看到了可能是另一個感受,或許會不知不覺間造成一些誤會和偏見。在人際關係和社交工具使用上,一定要因人而異,這一條是常識。

6

勿濫用私人化表情

對私人化、真人截圖等比較特殊的表情的認可,一般限於私人圈子,但在單位群里用可能會使一些人生厭。單位群年齡差異大,不太適宜使用各種怪異表情,你只是想活躍氣氛,但實際上是增加了負面印象。

7

不要處理太複雜的問題

機關工作,準確和效率永遠是第一位的,微信的即時性提高了工作效率,但在嚴謹程度上卻是短板。對於複雜問題,不論你是長篇大論還是長談良久,都很容易出現誤解和誤判,還是電話或面談更好。

8

及時回覆信息

及時回復他人信息是一種美德。

遵守以上八項注意,具體如何寫好工作簡訊和微信?以下內容會幫到你。


公務簡訊或微信的基本要求

1.稱謂恰當禮貌

 稱謂要表達清楚接收方的身份,並體現禮貌原則。

2.首句反映主題

 在首句中即反映出主題,旨在幫助接收方及時高效地讀取信息。

3.內容簡潔條理

 儘可能用一條信息容納全部信息,減少信息往來次數。如果需要傳遞的信息有多項,宜分點闡述。

4.尾語按需設置

 如果是比較重要的事情,可在結尾處註明「收到請回復,謝謝!」。如果沒有收到回復,有必要打個電話確認對方是否收到信息。特殊的公務簡訊或微信比如通知,應使用專用尾語「特此通知」,以示規範和嚴謹。

5.署名明確勿漏

公務簡訊或微信較為正式和規範,結尾處署名更正規。

公務簡訊或微信的用語原則:

禮貌、規範、溫和

公務簡訊或微信的內容規則:

1.內容應與公務有關。

2.簡明扼要,突出要點。

3.切忌過於口語化。

公務簡訊或微信的使用規則:

1.發送時間恰當

最好在工作時間發送,以保證接收方及時處理。早上8:00以前、晚上10:00以後最好不要發公務簡訊,因為簡訊或微信提醒的響聲或震動聲會打擾對方休息。

2.妥善處理接收延遲的情況

如果是比較重要的事情,最好請對方回復以確認收到,或者在簡訊或微信發送之後致電對方詢問接收情況。

3.知悉簡訊或微信發送限制

有時簡訊內容涉及一些敏感字眼,可能會被過濾或屏蔽,導致對方無法收到。另外,如果簡訊或微信內容超過70個漢字,應分成兩條發送,一次性提交有可能出現超過字數部分丟失的問題。

4.不得濫發簡訊或微信

要做到「三禁止」:禁止發送與公務無關的信息;禁止群發廣告或非法信息;禁止對無關人員發送信息。



附:聊微信十大禁忌

1、不招惹是非:帶有明顯政治激進色彩的內容和圖片不發為好,這樣,可使你遠離是非。

2、不能低俗:過分低級庸俗的內容和圖片不宜囀發,因為你的作品是你自身品味的客觀反映。

3、不能咒人:不可強制別人囀發你的作品,比如:囀了將走大運、發大財,不囀將會如何如何……這是微信交流中的大忌。

4、不能泄露他人隱私:不能隨意發表未經他(她)人同意、帶有個人隱私性質的內容和圖片,這涉及人權和肖像權,也是行規。

5、攢了才能囀:看到別人精彩文段和圖片意欲囀發時,應先「攢」後囀,這是禮貌,也是涵養。

6、注意禮尚往來:不要只看不發不囀,要尊重朋友的勞動成果,否則有可能被朋友遺忘,或打入黑名單。別人向你「打招呼」時,也應儘可能及時予以回應,這叫禮尚往來。

7、在朋友圈內不發個人生活瑣碎和煩惱的事,這既影響朋友們的情緒,浪費朋友們的時間,也會暴露了個人隱私。

8、涉及國家和工作單位機密不要亂髮,哪怕一對一發也不妥,信息網絡時代都有被記錄和泄密的可能。

9、對經典的微信可加收藏。 要經常看,經常讀,領悟其內涵,自己就不斷會有新發現、新感受、新提高、新收穫。

10、別讓微信綁架你的生活,再好的東西也是雙刃劍,把握好尺度才能讓微信更好地服務我們的工作和生活,絕不能成為低頭一族,影響工作生活和健康。俗話說的好:世界上最遠的距離是你坐在我對面卻在低頭玩手機。


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