作為辦公軟體的兩個大家長，PowerPoint 和 Excel 的關係似乎總處於一個貌美如花，一個賺錢養家。
關於Excel快捷鍵和實用方程的歸納總結已有珠玉在前，然而具體排版設計卻鮮被提及。
的確，較之PowerPoint，Excel是一個後台型軟體。對比龐大紛雜的數據整理分析，得以呈現的最終結果往往只是冰山一角。
在這種側重效率與快捷的職能特性下，為何我們仍要關注Excel的美觀性呢？因為除了處理數據，Excel同時也身兼數職：
-
表達性：Excel不僅僅是一個信息處理工具，也常被用作文件的最終載體，文件需要規範易懂。
-
交流性：團隊合作中經常共享Excel。在自身操作方便的同時，也要節約交流成本，方便同事之間的審核修改。
-
專業性：專業性是一個環境下約定俗成的規則和共同語言。這一點因具體工作而異，是前兩點的整合。許多金融服務行業，比如投行，對此就有著非常具體的要求。
總結來說，在不本末倒置的前提下，良好的觀感與設計不僅僅是錦上添花，更服務於工作效率和工作質量。
在目睹了身邊一眾直男朋友的靈魂Excel文件後，想和大家聊聊簡單直接但不粗暴的Excel顏值攻略！
本文由LinkedIn原創，作者麻鴨，羅曼蒂克捍衛者，英雄主義接班人。
讓你的文件「高人一等」的
排版小技巧
圖示為一組直接下載的原始數據。這組數據不複雜，但是體量很大，非常粗糙。這時的Excel也僅僅只是數據的容器。
那麼我們就以這組簡單的數據為例，介紹一些排版方面的技巧。
A．間距的使用
一眼看上去，占滿螢幕的數據往往會給人侷促感。我們可以通過間距留白來使信息從視覺上有切入點。
處理以上數據，首先，我們通過在表格邊緣(通常為左上角)插入橫縱空白列【插入工作表行；插入工作表列】來達到留白的效果，使視覺更加集中。
其次，我們注意到由於每個單元格的信息量不同，單元格的大小也不一樣，導致了有效信息間隔不一。這樣一來，不僅視覺上我們無法快速比較數據，也浪費了很多空間。
一般情況下，我們要儘可能地保證每個有有效信息的單元格大小一致，否則在原有表格基礎上縱向或橫向添加新的表格時表格也會被扭曲。
而合併單元格(Merge Cell)則是我們常用的整理方式，這一功能雖然方便，但是會對以後的修改，複製粘貼等造成影響。所以這裡教大家另外一種方式，在達到同樣的效果同時，還能保留操作空間:
【選擇單元格⇒設置單元格格式⇒對齊⇒水平對齊方式⇒跨列居中】
這一方法雖然看似比合併單元格繁瑣，但用熟練後可以快速完成，也能讓後續操作事半功倍。
我們來看一下調整過間距和單元格後的效果：
B．背景與線條
通過以上步驟我們已經能初步看出信息塊的分布和數據間的關係，但是整個表格還是給人一種不乾淨，甚至未完成的感覺。
這是由於背景單元格的輔助線條幹擾了人們視覺上對塊狀信息的處理，相當於分解了原本集中的信息。
就這個問題，我的個人習慣是在完成一份Excel文件後去除單元格，讓Excel看上去更整潔，專業。
【頁面布局⇒網格線⇒不查看】
下圖為去除多餘的線條後，前面空出的間距一下子就清晰起來。在此基礎上我們再加上邊框和線條，進一步強化相關信息的聯繫。
【選擇目標單元格範圍⇒邊框⇒外側框線】【快捷鍵：Ctrl+Shift+O】
最後，讓我們加入顏色完成最後的整理！
顏色的加入使得一份文件有了「完成感」。除了美觀之外，配色為信息的檢索，分類提供了重要的視覺幫助。接下來,我們就詳細介紹一下配色的規則和技巧。
讓你的文件有「完成感」之
配色攻略
顏色是對內容直接有效的強調與區分。
通常可以根據文件標的選擇一兩個主題色，並在此基礎上發揮。切記瑪麗蘇式奼紫嫣紅，過猶不及。
同時，顏色是所傳遞信息的一部分，同一文件中配色的選擇最好有規律可循，方便讀者在閱讀的同時對信息檢索歸類。
下圖為常見反例，除去個人主觀審美因素，下圖表格中的配色沒有規律可循，無法幫助讀者快速檢索目標數據。色塊過多過雜，也使其失去了原本強調區分的作用。
那我們如何才能做好Excel配色呢？
A．直男的朋友
針對不會/懶得/沒時間選擇顏色的選手，我竭誠向大家推薦一組怎麼用都不會錯的Excel自帶配色：Office 2007-2010。
【頁面布局⇒顏色⇒Office 2007-2010】
顏色還是那些顏色，常用的紅黃藍綠都不缺。但相對於新版配色，這一組有著更低的明度和飽和度，視覺上不吵鬧。相當於Excel中的「莫蘭迪」。
經試驗，搭配出錯率極低，基本可以無腦使用，實乃直男摯友！
B．萬能配色
更值得一提的是，上述Excel自帶配色中還包含了一個萬能色：C4BD97
這是一個非常高級的金屬中性色，低調奢華有內涵，與幾乎任何一個顏色搭配都不會違和。不僅限於Excel，在Powerpoint, Tableau，和其他設計中都可以運用。
以下幾個示例配色，都用到了萬能的 Colors 2007-2010 與 C4BD97。
（示例1）
（示例2）
（示例3）
C．特定顏色標準
值得注意的是，一些文件或行業是有約定俗成的配色習慣的。以金融建模為例，一般用藍色字體表示歷史數據，黑色表示計算結果，綠色提示表格與表格之間的聯繫。
下圖現金流模型就遵守了這一配色準則。
這一細節看似無傷大雅，卻體現了個人的工作習慣和專業態度。
我在此也建議大家，尤其是初入職場的朋友們，主動了解自身所在行業或公司是否有類似的隱形規則，顏色規範，減少不必要的無用功。你的所在行業是否有具體的配色要求？
說完排版，配色，最後再來給大家講講Excel文件最後的整合。高效的整合要從讀者的角度出發，在傳遞信息時突出優先級，並保留二次修改的空間。
「成敗在此一舉」之
整合tips
A．總結頁
在Excel信息量較大，標籤頁過多的情況下，建立一個總結頁非常有幫助。
總結頁可以包括但不限於主題摘要/目錄/背景介紹/等等，是對Excel最重要分析結果的梗概與檢索。在動態模型中，也可以將關鍵變量和分析結果提前。
如上圖所示，總結頁可概括整份文件的核心信息，例如：項目備註，更新日期，項目負責人，目錄，重要變量等等。
在標籤頁繁雜的情況下，我們還可以利用宏插件連結目錄和各個標籤頁，方便讀者瀏覽具體信息。
下面就來介紹一下Macro插件的具體設置方法。
步驟一：在起始頁面中選擇【開發工具】（如若菜單欄里沒有可以用【加載項】添加），點擊【錄製宏】。
在跳出的顯示框中給這個宏命名，方便之後創建按鈕連結。點擊確認。
這時候頁面下方的腳註中會出現一個小方塊，表示Excel正在錄製目前操作。
步驟二：點擊需要跳轉的目標頁面(此處為 「Balance Sheet」)。點擊菜單欄中的結束錄製【結束錄製】。
現在我們發現左下角的小方塊不見了，回到了初始圖標。此時宏已經錄製完成，我們需要的跳轉操作被Excel記錄下來了。
步驟三：回到需要添加連結的起始頁(此處為」summary」)仍在菜單欄中選擇【開發工具】，點擊按鈕圖標。
點擊Excel頁面，跳出如下顯示框。
選擇所需要的宏。目前我們要從目錄跳轉到標籤頁，所以選擇上文中創建的「Balance Sheet」 宏。點擊確定。
步驟四：在按鈕圖標出現後調整位置與大小。目錄連結就完成啦！點擊按鈕可以直接跳轉到該標籤頁。重複以上步驟並添加任意連結按鈕，即可完善整個目錄。
當然，該類跳轉是雙向的。只需要在創建宏時反向操作，由標籤頁出發回到起始頁即可。這樣一來，在通過目錄跳轉到標籤頁後，也可以很方便的回到總結頁。
B．次級信息的整理
正如上文所說，Excel中大量的信息都是用作後台計算分析，不需要出現在最終結果中。那麼如何處理這些重要卻過於細節的數據呢？
組合/隱藏 --選擇性忽視，但隨時可以展開，方便其他使用者理解或審核用上文整理過的表格舉例，每個信息塊下都有幾百行有效數據，而我們的受眾很可能只想知道最終結果。
這時我們就可以運用組合來暫時隱藏會對讀者造成干擾的次級信息，從而保持Excel介面的簡潔明了。
【選擇目標行/列⇒數據⇒組合】
組合完成後，表格左側或上方會出現1，2和+ ，- 的符號，方便隨時展開和收起。這樣一來，我們將最重要的信息第一時間傳達給讀者的同時保留了他們進一步了解的空間。
寫在最後
在遇到特別龐雜的數據時，我們可以不用急著上手。
先想好這份文件的目的和受眾，根據他們的需求列出最終需要傳達的信息，並根據優先級給予不同程度的強調。而操作過程中的一切決定，都要與目標協調。
再多的技巧和搭配，都是為了最大化工作效率，減少溝通成本。希望我的千慮一得能對大家有所啟發。
你還有哪些提高excel顏值的技巧？
本文由LinkedIn原創，作者麻鴨，羅曼蒂克捍衛者，英雄主義接班人。
文中圖片、封面圖片來自視覺中國和原作者，如因版權等有疑問，請於本文刊發30日內聯繫LinkedIn。
LinkedIn歡迎各類廣告品牌合作，發郵件至Imschina-sales@linkedin.com獲取更多信息。
©2020 領英 保留所有權利