Excel 優秀圖表和普通圖表之間的差距就在於這幾個細節

職場 發佈 2020-01-23T08:18:18+00:00

如果大家在工作中經常對照參考,多加參悟,甚至可以在Excel 領域之外舉一反三,學會怎樣將簡單的工作做到勝人一籌。

今天是小年夜,祝所有讀者們新春快樂、喜氣盈門、恭喜發財、年年有餘。


適逢新春佳節,今天咱就不講難度太高的,來說一說圖表製作的 5 大原則吧。


今天的內容建議大家收藏,因為這些內容在任何一本 Excel 教科書上都找不到,然而在工作中又太重要了,同工種之間的工資和職位差距,往往就由這些細節決定。


如果大家在工作中經常對照參考,多加參悟,甚至可以在 Excel 領域之外舉一反三,學會怎樣將簡單的工作做到勝人一籌。


我們製作圖表,不僅要考慮美觀,更是為了滿足業務需求,用最簡潔直觀的方式傳達數據需要表達的內涵。


如果認為能夠做出正確的圖表就算完成了工作,那就只能算是個 BA(Business Analytics),只有那些不斷思考如何優化圖表,從而幫助領導更快、更準確地了解業務狀況、做出正確戰略決策的人,才能稱之為 BI(Business Intelligence)。


本文就從商務角度,告訴大家 5 個圖表製作的金科玉律。


規則 1:坐標軸從 0 開始


第一條規則請切記:始終將圖表的坐標軸最小值設置為 0。


特別是製作柱形圖時,這一點尤為重要。因為如果坐標軸的起始值不是 0,圖形之間的差距效果會被誇大,誤導讀者。


下面兩張圖就是活生生的例子。


錯誤:坐標軸起始值不為 0,使得柱形差距顯得特別大,但實際的分數差距並沒有這麼懸殊。


正確:坐標軸起始值為 0,按正確比例客觀反應了成績差距對比。


規則 2:柱形圖請排序


製作柱形圖前,請先將原始數據表排序,能大大增強可讀性,領導一眼就能從圖表上看出優劣。


錯誤:原始數據未排序


正確:原始數據按降序排列


規則 3:加個副標題歸納重點


當我們給領導做演示匯報的時候,請謹記以下幾條鐵律:

  • 每一頁圖表必須有結論和重點;切忌只展示數據和圖表,讓領導自己總結歸納。
  • 必需先寫結論,再闡述論據和詳情;甚至可以將論據和詳情放在後面作為補充說明;切忌先因後果式推理。

所以,在圖表演示中,最佳方案就是在標題下方加一個副標題,直接歸納本頁要表達的重點。


錯誤:沒有歸納總結,讓領導自己看圖說話。


正確:添加副標題,列出要表達的重點。


規則 4:用數據標籤代替坐標軸和網格線


圖表中不必要的元素越少越好,如非必要,不要留有網格線,甚至連坐標軸都可以去除。給圖表加上數據標籤,就足以取代網格線和坐標軸的作用了。


錯誤:圖表元素太多,網格線和坐標軸完全可以刪除。


正確:用數據標籤替代網格線和坐標軸,圖表不僅乾淨美觀、還更清楚易讀。


規則 5:顏色不宜過多


有些同學在製作圖表的時候,為了「美觀」,喜歡給圖表添加很多顏色。其實這是個誤區。


首先,顏色多不一定好看,其次,太多顏色容易分散讀者的注意力,反倒讓人忽略了圖表本來要展示的重點。


通常圖表的色系需要跟公司 Logo 色相符,一種顏色或同一色系的漸變即可。如果需要突出重點,可以使用第二個顏色,再多就不建議了。


錯誤:每個柱形都使用了一個不同的顏色,這些顏色的設置毫無意義,並沒有起到強調重點、幫助理解的作用。


正確:用另一種顏色突出顯示最高分,讓領導一眼看到誰是No. 1 。

很多同學會覺得 Excel 單個案例講解有些碎片化,初學者未必能完全理解和掌握。不少同學都希望有一套完整的圖文教學,從最基礎的概念開始,一步步由簡入繁、從入門到精通,系統化地講解 Excel 的各個知識點。

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