企業的HR在經歷了招聘啟事的發布，簡歷的篩選，電話預約候選人，面試，背景調查等招聘流程後，最終篩選出了能夠勝任崗位的擬聘用者。如果是專業做HR的都知道，此時，還有一道程序必須要走，否則，將可能會給企業帶來用人的風險。

這一道程序就是發放offer（錄用通知書或聘用意向書），offer是企業單方面向擬聘用者發放的願意與之建立勞合關係的文書，是一種"要約"，意在告訴擬聘用者："你已經被我公司錄用了。"

在人力資源實務操作的過程中，很多HR由於不專業，或者大意，在offer的書寫，發放，撤回上存在各種各樣的漏洞，致使企業被擬聘用者起訴，遭受經濟損失。這在一定程度上，即增加了企業的法律風險，又加大了企業的人力成本，是不利於企業發展的。

針對這種情況，接下來，我將從offer的書寫，發放與撤回，失效條件和失效情形這3個方面進行詳細的分析和論述，希望能夠幫助到廣大的HR同胞們。

一、offer如何書寫

HR在書寫offer時，一定要在腦海中始終默念："offer是一份法律文書，具有法律效力。"這樣的話，就可以讓HR在潛意識裡面自覺地，認真地書寫offer的各項內容。

接下來，來看看offer各項內容書寫時注意的事項：

1.崗位職務

Offer中的崗位職務一定要根據崗位說明書的標題寫清楚，千萬不可書寫的模模糊糊，涵蓋範圍太廣。

比如，曾經我們招聘了一名財務經理，HR助理在填寫offer時，竟然在崗位職務一欄寫了"財務崗位"這四個字，擬聘用者是一位別有用心的人，他在確認回復offer時，在書面材料裡面特意註明：我已接受到貴公司"財務審計經理"一職的聘用通知書。

財務審計經理比財務經理的職務要高，職權要大，薪水也要豐厚的多，就因為此事，差點和擬聘用者鬧上法庭。

所以，HR在offer中填寫崗位職位時，一定要按照擬聘用崗位的崗位說明書中的標準名稱來填寫，切不可想當然，或為了圖方便簡寫。

2.薪酬福利待遇

薪酬待遇本來就是企業和員工的敏感地帶，HR在書寫的時候千萬不可馬虎。

在書寫薪酬福利的時候，要注意以下5點：

（1）試用期工資不得低於轉正後或同崗位其他員工工資的80%。

（2）試用期工資必須要註明是"稅前"，還是"稅後"，一般寫的都是"稅前"薪資。

（3）工資具體數額應該用"小寫"和"大寫"同時標明，以防被塗改。

（4）如果有特殊福利待遇可以在offer中直接寫明；如果沒有，可書寫為："按照公司通用性福利待遇執行。"

（5）對於帶有績效的崗位，如果試用期員工沒有績效工資，可直接在薪資福利這一欄中標明：試用期內按照該崗位錄用標準考核，不適用正式員工績效考核標準。

HR要注意：在填寫薪資福利這一項時，一定要能數字化的數字化，能具體化的就具體化，切不可出現模稜兩可的表述，否則，將可能會帶來意想不到的風險。

3.報到日期

在填寫報到日期的時候，一定不要忘記在報到日期後面寫上這樣一句話：如未按照規定日期報導，則視同為您自動放棄被錄用資格。這句話非常的重要，很多HR幾乎都沒有寫這樣的文字。

這樣寫有什麼好處呢？

（1）防止個別特殊的擬聘用人員找各種各樣的藉口延期報導。

（2）對於不遵守報到日期的擬聘用人員起到警示作用，讓他們準時報導。

（3）如若發生糾紛，可以作為offer失效的呈堂證供。

業內有一家公司，由於HR認為限定了報到日期，擬聘用者逾期未報到，offer自然而然就會失效，覺得再備註這樣一句話顯得累贅。沒想到，大意失荊州，遇到一個逾期報導者，公司以他未按照offer約定日期報導，offer失效拒絕了他報導，該報導者一氣之下提起仲裁，他提供了自己為報導做了充分準備的證據，並且以offer中沒有規定有效期為由最終勝訴，為此，該公司給擬聘用者賠了一筆錢。

"報到日期"和"offer有效期"是兩碼事，"報到日期"只是限定了擬聘用者到公司報導的日期，而不能作為offer的有效期。

HR一定要注意，寧肯在offer中多寫一句限定的話語，也不要為了簡便而不寫，一旦鬧上公堂，企業可能還未用人，就已經付出了巨大的人力代價。

4.報導需提交資料

一般情況下，報導員工在辦理入職手續時需要提交以下資料：

（1）離職證明（應屆生提供報到證即可）

HR在員工報到時，一定要注意離職證明的內容及蓋章，對於一些高級崗位和技術工位人員，如果他的前公司在同一區域的，則要求離職證明裡面必須註明"該員工與本單位無競業限制協議。"如果前公司離得較遠的，為了防止報導的員工與前公司有競業限制約定，可以在offer的附加失效條件裡面註明："與原單位若存在競業限制約定的，且本企業在限制範圍內的，offer視為無效。"

離職證明蓋章這一塊兒也要引起重視，必須是前單位的"公章"，一般企業的公章不是由行政部保管，就是由老闆親自保管，加蓋公章可以保障離職證明的真實性。

以前我就遇到過報導員工利用職務之便，在自己的離職證明上加蓋 "財務章"的情況。假如該員工與前公司簽署了競業限制協議，且在有效期內，被前公司發現該員工在有競爭關係的公司上班，是可以起訴該員工和現公司的，如果有侵權現象，企業可能面臨著巨額賠償。

HR記住：離職證明上必須加蓋公司"公章"，加蓋其他一切部門章都是無效的。

（2）身份證和戶口簿複印件1-2張

在新員工報導當天，負責辦理入職手續的HR一定要注意查證報導員工提供的身份證是不是本人，對於有疑問的身份證可以通過"身份證網"進行查詢驗證。

對於報導員工提供的身份證，HR還要注意一點，防止那些拿著別人身份證來報導的人。我之前在製造企業就遇到過一件事情：

未成年的弟弟拿著成年哥哥的身份證報導，出現工傷事故，啟用工傷醫療險時，由於社保信息和本人不匹配，社保交在了他哥哥的名下，最終導致工傷醫療險無法報銷，公司全額承擔了醫療費用。

如果HR懷疑報導者有拿和自己長相相似的人的身份證報導的，由於冒用他人證件是違法的行為，最好的處理辦法就是報警，通過公安系統的人臉識別技術來甄別。

（3）最高學歷證書、職業資格證、技術職稱證複印件各1張

學歷證、職業資格證、技術職稱證等，報導者在入職時只需要提供最高級別的就行，沒必要將所有同一類型的證書都拿來報導。

（4）本人3個月內有效體檢證明

一般情況下，體檢證明是報導的時候提供，但是，為了防止擬聘用者患有不能從事崗位工作的疾病，應該在offer發放前，要求其提供3個月內有效的體檢證明，HR在查看確認無誤後，方可發放offer。

假如企業招用了患有職業病的員工，不僅要承擔員工的醫療費用，而且還要承擔辭退的經濟賠償金。

（5）本人3個月內"免冠素顏"1寸照片2張

免冠照片的尺寸根據企業的需求而定，但一定要注意報導者提供的免冠照片是本人3個月內，因為人的相貌隨著時間，會有細微的變化。再者，一定要提前告知擬聘用者，免冠照片禁止化妝後拍攝，這個什麼原因，你懂得。

（6）特別提醒

應該在"報導需提交資料"後面做一個"特別提醒"項，寫上這樣一段話：如材料提交不全，視同您不符合錄用條件，本公司將不予辦理報到手續。這樣的話，就可以規避擬聘用者由於提交資料不全而帶來的潛在風險。

5.試用期約定

在試用期約定這一塊兒，HR一定要按照勞動法規定的期限來書寫，否則，若與勞動合同簽訂的期限不匹配，將視為無效。試用期的時限規定每個HR都應該知道的，在這裡，我不再贅述。

6.錄用條件（標準）

錄用條件是為了提前告知擬聘用者試用期的考核標準的，如果達標，試用期合格，可以轉正；如果未達標，試用期不合格，將被淘汰。

HR要注意，不要將"招聘條件"和"錄用條件"這兩個概念搞混淆。

招聘條件：是指用人單位招收員工的基本條件，包括學歷學位、工作經歷、職稱、技術資格、年齡、身高等條件。它適用於招聘階段這一過程，截止於勞動合同或勞動關係建立前。

錄用條件：是指某一應聘者符合某一職位的具體要求所包括的全部條件，也是用人單位最終確定正式聘用應聘者的唯一條件。它適用於簽訂勞動合同或建立勞動關係後，截止於試用期結束前。

錄用條件不僅為HR和用人部門提供了考核擬聘用者的標準，而且還可以規避試用期辭退員工的風險。

7.offer時限要求

HR在書寫offer時，應該寫上這樣一句話：本offer有效期限為 年 月 日至 年 月 日，在有效期滿之前，擬聘用人員若未書面確認接收錄用事宜的，本offer則自動失效。

這樣寫的好處是可以避免聘用者在拿到offer以後，由於各種原因未及時報導，過了一段時間以後，他卻拿著該offer到公司報導的情況出現。因為此時，公司已經放棄了他，可能招聘到合適的人選了。他如果非要報導，HR沒有對offer做出時限要求，就非常的棘手了，弄不好，是要承擔賠償責任的。

8.錄用確認

在offer發出以後，通常要求擬聘用者在48小時內進行錄用確認，否則，將視為自動放棄入職資格。

根據《合同法》有關規定，offer屬於"要約"，要想生效，接受要約的一方要做出"承諾"。所以，需要擬聘用者對要約進行承諾，一旦擬聘用者做出承諾後，雙方的勞動合同關係就成立了，如果擬聘用人員毀約，則需要承擔締約過失責任。這樣的話，企業就能避免因擬聘用者單方面違約而給企業帶來各種損失。

值得HR注意的是：在offer中，HR一定要列明擬聘用者需要確認和承諾的條款，並且要求擬聘用者在48小時內將確認後的文件回郵至企業。

二、offer的發放與撤回

通過第一個內容的描述，我們已經明確了offer的書寫規範和要求，接下來，作為企業的HR就要向擬聘用者發放offer了。

1.offer的發放

（1）offer發放形式

一般情況下，我不建議HR通過電話、簡訊、微信、QQ在線等形式來發放offer，而是要通過以下2種形式來發放offer：

第一種，以E-mail的形式向擬聘用者發放offer。

第二種，以書面的形式直接將offer通過快遞的形式郵寄給擬聘用者。

以上這2種方式相比於其他發放形式，更為正式，能夠引起擬聘用者足夠的重視。

（2）發送offer的優點

給擬聘用者發放offer是很多企業採用的一種通知錄用的方式，這樣做，一般有以下3個優點：

優點一：可以體現企業人力資源管理的水平。

優點二：體現出企業對擬聘用者的重視和尊重。

優點三：一旦企業和擬聘用人員發生糾紛，offer可以作為企業的舉證材料之一。

2.offer的撤回

《合同法》有明確名規定，合同的訂立需要經過"要約"和"承諾"這兩個階段，offer就是企業向擬聘用者發出的"要約"，也就是說，企業希望與擬聘用者簽訂勞動合同。

Offer一旦發出後，送達到擬聘用者手中即刻生效，企業想要撤回offer，必須要按照規定的程序進行撤回。

（1）offer如何撤回

Offer撤回的條件可以說是極為苛刻的，根據《合同法》對"要約"的撤回條件的規定，HR擬定好《offer撤回通知書》後，offer只有在以下2種情形下可以撤回：

第一種，《offer撤回通知書》先於《offer通知書》到達擬聘用者手中。

第二種，《offer撤回通知書》與《offer通知書》同時達擬聘用者手中。

以上這2個撤回條件在實務中不是很好操作，假如是以電郵的形式發放的offer，只要擬聘用者打開郵件閱讀，就算做已經接收到offer了，不能撤回。還有，要想讓《offer撤回通知書》與《offer通知書》同時達擬聘用者手中，這得拿捏的得多準確啊！

（2）offer無法撤回的情形

①企業HR在offer中明確規定了"有效期限"，在有效期限內不得撤回。

②企業HR在offer中明確規定了"要約不可撤回"的情形。

③擬聘用人員已經為履行勞動合同做了準備工作，並且能夠拿出準備的證據，offer不得撤回。

根據實踐表明，我個人感覺，offer一旦發出，企業想要合法撤回的幾率非常小，這也在一定程度上保護了勞動者的合法權益不受侵害。但是，對於企業來說，一旦發現擬聘用者有什麼問題，無法撤回offer，將會承擔由此帶來的損失。

因此，企業的HR在招聘的過程中一定要把好每一道關，力求擬聘用者各方面都能符合企業的要求。

三offer的失效條件及失效情形

1.offer的失效條件

Offer作為一種"要約"，從本質上來說，它就是企業向擬聘用者發出的合同邀請，HR在書寫offer時，為了避免給企業帶來不必要的損失，應該在offer中附加offer失效的條件。

（1）不具備政府規定的就業手續

比如，外籍員工因某種原因無法辦理就業手續，用人單位就不能招錄，一旦出現問題，就是國際性問題。

（2）無法提供用人單位辦理錄用、社會保險等所需要的證明材料

目前，國家明文規定，企業必須為員工繳納社會保險，如果擬聘用者無法提供所需證明材料，單位招用後，無法繳納社保，就是違法的。

（3）患有精神病或國家明文規定的禁止工作的疾病

比如，某些高危行業，就不能招用精神病患者；食品行業，就不能招用患有傳染性疾病的人。

（4）與原用人單位未依法解除、終止勞動合同或勞動關係

原則上，每一個勞動者，只能與一個用人單位簽署《勞動合同》，若同時與2家及2家以上的企業存在勞動關係，用人單位單方面有權終止勞動合同。

（5）與原用人單位存在競業限制約定，且本企業在限制範圍內

有一部分人由於在上一家單位從事的崗位比較特殊，原單位與之簽訂了《競業限制協議》和《保密協議》，規定其在競業限制期內不得從事或進入與公司有競爭關係的其他公司。如果該勞動者違反了原公司簽署的協議，進入競業限制範圍內的企業，將會給現企業和自己帶來法律風險，面臨著各種賠償。

（6）被通緝在案者

犯罪分子是肯定要伏法的，企業堅決不能招用這樣的人。

（7）個人學歷、工作經歷、職業資格等造假。

個人資料造假，是一種不誠信的行為，堅決不能錄用。根據管理心理學的理論，不誠信的員工，只要他有第一次不誠信的行為，也可能會再次發生不誠信的行為。

2.offer失效的情形

"Offer失效的情形"和"offer失效的條件"，唯一的不同之處就是，前者是在offer發出後，才造成的失效情形。

Offer失效的情形有以下5點：

1.未經用人單位許可，不按offer約定時間到崗的。

2.擬聘用者拒絕了offer，且拒絕的通知已經到達企業。

3.擬聘用人員在offer"有效期"滿後，才做出接受offer的承諾。

4.offer沒有規定"有效期限"，並在擬聘用者還未明確表態是否接受offer的情況下，企業的《撤銷通知書》已經送達擬聘用者手中。

5.擬聘用者私自將offer裡面的內容進行了塗改。比如，將有效期進行延長性塗改。

【結束語】：

在目前的大環境下，優質的企業終將會存續下去，作為企業的HR，也要為企業的優質發展儘自己的一份微薄之力，在招錄環節，一定要發揮出自己的專業水準，切不可因為自己的一時大意，或者不專業，而給企業造成各種損失。Offer的編寫，發放與撤回，以及失效條件和情形，作為企業的HR一定要熟記於心，從根本上為企業規避各種風險，以此彰顯HR的專業精神。