高效人士都在用的效率管理工具

新精英充電站 發佈 2020-01-03T11:12:13+00:00

俗話說:"光說不練假把式。"在學習了時間管理的知識後,一定要將其投入到實踐中。本章為大家推薦一些性能強大的效率管理軟體,幫助大家利用電腦或手機輕鬆進行自我管理,培養自律意識。一、PC 端:番茄土豆 / doit.im1.

俗話說:"光說不練假把式。"在學習了時間管理的知識後,一定要將其投入到實踐中。本章為大家推薦一些性能強大的效率管理軟體,幫助大家利用電腦或手機輕鬆進行自我管理,培養自律意識。

一、PC 端:番茄土豆 / doit.im

1. 番茄土豆

【番茄土豆】是一個結合了番茄(番茄工作法)與土豆(To-do List)的在線工具,我們既可以直接在電腦上使用它,也可以在手機上下載安裝 App 後使用。在官網上(https://www.pomotodo.com/)可以免費註冊並下載電腦端或是移動端軟體進行使用,如下圖所示。

【番茄土豆】主要基於番茄工作法的原理運作,可以幫助我們保持專注,讓我們完成更多工作。它有簡單而強大的任務列表,同時提供了【標籤】【重要程度】【快速置頂】等功能。高級版還可以獲得【子任務】【醒】【重複】【預計番茄數】【備註】等高級功能。並且可以在每個番茄時間結束後記錄下剛剛的工作內容,讓工作內容可追蹤。

【番茄土豆】電腦端的介面非常簡潔清新,很適合商務辦公使用。打開後的介面如下圖所示。它分為【任務(土豆)】介面和【番茄】介面,【任務】介面主要用於添加任務清單,而【番茄】介面主要用於利用番茄時鐘完成任務。

使用電腦端【番茄土豆】的具體操作步驟如下。

第一步:啟動【番茄土豆】程序,在【添加新任務】文本框中輸入新任務名稱,如輸入"撰寫書評",單擊【Enter】按鈕完成輸入,如下圖所示。

第二步:在添加完所有任務後,單擊【任務】介面的【00:00】按鈕,如下圖所示。

第三步:彈出【提交】對話框提交任務。選擇需要完成的任務,單擊【提交】按鈕開始計時,如下圖所示。

一般來說,一個番茄時鐘的默認時長是 25 分鐘,每個番茄時鐘中間間隔 5 分鐘休息時間。用戶也可根據自身的喜好進行相應的設置,設置方法為:單擊介面右下角的【設置】按鈕,在彈出的下拉列表中選擇【偏好設置】選項,打開如下圖所示的【偏好設置】對話框,切換到【高級】選項卡,設置相應的參數,然後單擊【關閉】按鈕即可。

第四步:在這25分鐘裡專心致志地完成任務就可以了。完成後記得在已完成的任務前面打"√",如下圖所示。

需要注意的是,【記錄打斷原因】【備註】等功能暫時需要付費升級後才可以使用。

2. Doit.im

【Doit.im】採用了優秀的任務管理理念,也就是 GTD 理念,可以幫助我們有條不紊地組織規劃各項任務,讓我們輕鬆應對各項龐大繁雜的工作。

什麼是 GTD 理念?

人的記憶和集中注意力的時間是有限的,很少有人能夠同一時間做多件事。而且如果沒有對時間進行正確的安排,那麼即使在同一時間只關注一件事也可能造成任務混亂,最後每一件事都沒有做好。鑒於此,GTD 理念和 GTD 工作法就誕生了。

GTD 是英語"Getting Things Done"的縮寫,是時間和效率管理專家戴維 · 艾倫提出的一套經典時間管理模式。GTD 通過幫助我們更好地跟蹤和管理自己的時間、需要做的和想做的事,來幫助我們調理思緒、提高效率、集中精神完成最重要的任務。

GTD 的五個核心原則是收集、整理、組織、回顧、執行。它要求我們將心中所想的所有事情都寫下來,清空大腦,並且安排好下一步的計劃,然後一步步按照設定的路線去努力執行。

使用【Doit.im】的具體操作步驟如下。

第一步:可在網站(http://doitim.com/cn/)上下載安裝軟體並註冊成用戶。啟動【Doit.im】程序,在打開的登錄頁面中輸入帳戶和密碼,並選中【中國】單選按鈕。單擊【登錄】按鈕登錄軟體,如下圖所示。

第二步:在打開的頁面中根據實際工作情況設置各項參數,設置完成後單擊【好了,開始吧!】按鈕,如下圖所示。

第三步:進入【Doit.im】主介面,單擊頁面下方的【新添加任務】按鈕,即可進入新建任務介面,如下圖所示。

第四步:在【標題】文本框中輸入任務名稱,在【描述】文本框中輸入任務的相應說明內容,可取消選中【全天】複選框,單擊左側的按鈕,在彈出下拉列表中選擇【今日待辦】選項,在右側選擇日期並設置時間,如下圖所示。

第五步:單擊截止日期,在彈出的日期選擇器中設置工作截止時間。此外還可以對任務進行【項目】【標籤】以及【情景】定義,如這裡將【情景】設置為【家裡】,設置完成後單擊【保存】按鈕,本次任務就設置成功,如下圖所示。

二、移動端:Forest/ 番茄 ToDo/ 潮汐

1. Forest

"Forest"的中文意思為森林,這款手機 App 基於番茄工作法的原理,將"植樹"與"專注"相結合,在我們使用番茄工作法專注的同時,可以為我們手機里的虛擬森林植樹。使用【Forest】時,每完成一個番茄時鐘即可種植一棵小樹,一旦我們使用手機造成中斷,種植的樹苗就會枯死。

【Forest】重在控制沉迷於玩手機而造成時間浪費的情況,它和其他很多基於番茄工作法的 App 的不同之處在於 , 沒有提供清單功能,而是在完成後可以對"這棵樹苗"進行標籤定義和備註。當你的森林變得茂密時,相信你能收穫巨大的成就感。

需要注意的是,這款 App 目前在安卓端可免費下載使用,iOS 端用戶則須付費購買 App 後才可下載使用。以 iOS 為例,【Forest】打開後的基本頁面如下圖所示。

使用【Forest】具體操作步驟如下。

第一步:打開App進入【Forest】介面後,點擊【開始】按鈕會開始倒計時,這時我們需要做的就是把手機放在一旁,開始進入專注模式,專心致志地完成任務。

一般將一棵樹苗(也就是一次專注工作的時間)設置為 25 分鐘,但也可以根據實際情況進行調整。在介面中間的圓形上可以手動設置適合自己的時間,如下圖所示。

如果在進行番茄時鐘任務的時候,退出了【Forest】介面或是切換到了其他應用,即視為這個番茄時間被打斷,正在種植的樹將枯死。枯死的樹苗也會出現在當天的森林裡。

第二步:在開始任務前或是完成任務後,我們都能對任務進行分類,可以選擇已有的分類或是自定義分類,比如,這裡我們為完成的一次25分鐘設置標籤"工作"。還可以備註具體的任務內容和心得體會,方便之後進行總結、反饋,如下圖所示。

第三步:完成任務後,可以對任務完成情況進行查看。每當完成一個番茄時間,就能看到一棵樹種植成功,每天結束所有任務時,看到自己種植了一片森林,心裡的成就感會油然而生。而當任務被打斷時,一棵正在成長的樹就會死掉,從而給我們的心理造成一定壓力,以此來減少我們因為頻繁使用手機而中斷任務的情況。

此外,【Forest】還可基於日、周、月、年進行任務和時間分析,幫助我們真正了解自己的時間使用情況。同時,我們也可以配合清單類App 使用【Forest】。


2. 番茄 Todo

【番茄 ToDo】也是基於番茄工作法的理念而誕生的一款手機 App,每一個我們添加的待辦事項都可以作為一個番茄時鐘來使用,單擊待辦卡片上的【開始】按鈕即可開始一個番茄時鐘。此外,它可以自己設定一個番茄時鐘的時長和休息時長,甚至可以不指定時間,選擇正向計時進行時間記錄。【番茄 ToDo】吸收了一萬小時理論和習慣養成理論,將番茄工作法和"計劃"或者"習慣"相結合,便於我們通過番茄工作法獲得長時間的積累,從而在某個領域獲得成功。

溫馨小提示

一萬小時理論是指,一萬小時的錘鍊是任何人從平凡變成世界級大師的必要條件,即要成為某個領域的專家,就需要付出一萬小時的努力。需要注意的是,這一萬小時不是單單指時間上的積累,而是指這一萬小時都在挑戰自我的極限,每天都能有一定的提高。


【番茄 ToDo】還有以下一些功能。

開啟【學霸模式】後,打開其他 App 時會向我們發出提醒,並且可以設置為禁止暫停、提前完成和放棄任務。開啟【強制提醒】功能後,【番茄 ToDo】會一直不間斷地提醒我們完成自己所計劃的待辦任務。這兩種功能都意在幫助我們避免陷入手機時間黑洞。【番茄 ToDo】還配有超高清的立體聲白噪音資源,我們可以在舒緩優美的音樂中完成任務。在iOS 端或安卓端都可以免費下載。以 iOS 端為例,【番茄 Todo】的初始介面如下圖所示。


使用【番茄 ToDo】的具體操作步驟如下。

第一步:進入【番茄ToDo】,點擊右上角的【+】即可添加待辦任務,並選擇自己想要的計時方式、時長等。比如,我們添加任務"修改採訪稿",並選擇默認設置的【倒計時】和【25分鐘】,如左下圖所示。除了使用番茄時鐘來完成任務,還可以切換到【養習慣】來幫助我們長期堅持某種習慣,如果想設定一個長期計劃,則可切換到【定目標】,確定截止日期和總計的分鐘數,如右下圖所示。

第二步:添加好待辦任務,點擊任務右邊的【開始】按鈕,即可進入番茄時間,如下圖所示。下方的幾個按鍵分別為【螢幕常亮】【暫停】【白噪音】【停止任務】。如果中途被其他事項打斷,則選擇結束該番茄時間,並填寫原因。

一般每完成一個番茄鍾,可以有 5 分鐘的休息時間,每 4 個番茄鍾之後可以有一個長休息時間。在這期間,可以體驗一下【番茄 ToDo】的"小憩"功能,通過音樂、調整呼吸等幫助自己放鬆一下。點擊主介面左上方標誌進入到【數據統計】,可查看自己的每日、每月、年度數據以及時間分布、最佳的工作時段、打斷原因分析等,幫助我們更好地安排時間。【番茄 Todo】還具備雲同步功能,支持用戶多設備同步數據。

3. 潮汐

【潮汐】是一款利用白噪音來使我們達到專注的 App。它的設計風格簡約大氣,內置了幾種不同的白噪音背景音樂,有助於我們白天專注、夜晚助眠,是現代人的一劑良藥。在 iOS 端或者安卓端都可以免費下載。

白噪音並不是噪音,而是一種實用的工具,它是諸如雨聲、水聲、鳥叫等不會讓人特別關注的環境音,處於這樣的環境中,人會感覺靜謐和放鬆,因此會更加專注於工作。此外,白噪音還有其他作用,如助眠、深呼吸減壓等。

潮汐 App 里提供了【海洋】【雨天】【冥想】【咖啡】【圖書館】等多種場景供免費使用,此外還有一些付款場景供我們選擇。每種場景都有獨特的白噪音,當點擊【開始專注】按鈕後,對應的白噪音就會啟動,並且貫穿整個專注時間。

【潮汐】的主介面會隨著一天中時間的變化而發生相應的改變,以iOS 端為例,中午的介面如下圖所示。

使用【潮汐】的【專注】模式的具體操作步驟如下。

第一步:選擇白噪音。進入【專注】模式的介面,會顯示正在使用的白噪音,如果不喜歡,可以進行更換。只需滑動介面便可更換白噪音。更多的白噪音可以單擊介面下方的圓點下載,如下圖所示。

第二步:確定好需要的白噪音後,在【專注】模式下點擊【開始專注】按鈕,即可開始25分鐘番茄時間的倒計時,伴隨著白噪音完成任務,如下圖所示。如果是非沉浸模式,專注中途可設置為【沉浸模式】。在【沉浸模式】計時期間,如果退出【潮汐】App,則視為打斷,當前的專注時間作廢,不會留下記錄。【沉浸模式】對我們的專注度要求更高。

此外,在【專注】介面中,用戶可以根據自己的喜好對【潮汐】App 進行設置,包括【計時時長】的設置,是否開啟【高效模式】,是否開啟【沉浸模式】,是否開啟【翻轉關注】等,如下圖(左)所示。

除了【專注】功能,【潮汐】還向我們提供了【睡眠】和【呼吸】兩大功能,如下圖(中)和圖(右)所示。【睡眠】模式下的白噪音能夠幫助我們入睡,並且可以選擇是需要深度睡眠還是小憩即可。【呼吸】模式則可以幫助我們調整深呼吸的頻率。

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