遠程辦公--網際網路公司的試金石

區塊鏈天堂 發佈 2020-02-09T19:55:59+00:00

疫情之下,」宅「不僅是一種文化,更是為國家做貢獻。對於全國大部分地區,2-10復工在即,而根據地方政府的」企業復工申報流程「來看,絕大多數網際網路公司很難能夠獲得第一批的復工批准。但是這些困難肯定也難不倒」網際網路「企業,遠程辦公幾乎是網際網路企業的不二之選。

疫情之下,」宅「不僅是一種文化,更是為國家做貢獻。

對於全國大部分地區,2-10復工在即,而根據地方政府的」企業復工申報流程「來看,絕大多數網際網路公司很難能夠獲得第一批的復工批准。但是這些困難肯定也難不倒」網際網路「企業,遠程辦公幾乎是網際網路企業的不二之選。


可真正要去落實全員的遠程辦公才會發現:如何保障遠程辦公的效果?如何同時做好過程管理、結果管理?如何保障溝通效率?等等這些問題並不是一個簡單的」遠程辦公「幾個字就可以解決的。

我看到很多企業發了通知公告,要求大家遠程辦公,要做好積極溝通,目標和任務管理等倡議,但是實際運行的時候卻發現事與願違。究其根本,缺乏保障遠程辦公結果的規章制度。


我相信很多人肯定會說,一切以結果為導向。我不關心你的過程是怎麼樣的,你是趴在床上辦公,還是蹲在馬桶上辦公,還是抱著小孩辦公.....這些我都不關心,只要產出結果就好了。聽上去是很美好的,但現實一定會啪啪打臉!

原因很簡單,人都是有惰性的,自我約束總是很困難的。能躺著,幹嘛要坐著呢?

特別是全員都遠程辦公,大家都有罪不罰眾的心裡,內心對遠程辦公是抱著一種試探和嘗鮮的心態去做。如果撒歡了,放任不管,不做任何的規章制度要求,沒有好的過程管理,就不會有好的結果。


遠程辦公改變的僅僅是空間距離,但是並沒有改變辦公的制度和形式。所以把握好一個原則:儘量讓遠程辦公的新規章制度與現場辦公制度保持一致。只要這些制度能夠落實到位,基本上遠程辦公的效果可以保障。

當然不是所有現存制度都要重新來一遍,重點在於因為地理空間而導致原有的工作內容無法保持原樣,比如考勤、會議、溝通等工作內容。所以,我們只需要針對這些工作內容做好遠程制度的保障,即達到了目的。


話不多說,直接上圖:



一、考勤

遠程辦公為什麼一定要做考勤?

它一定要做,而且還必須做好。有考勤制度的存在,才會把人帶入了一個工作的狀態。而怎麼做好遠程考勤也非常有講究的。

如果大家去現場辦公,起床第一件事情是做什麼?肯定是洗漱乾淨,把自己收拾一番,女生還得化化妝容,很少有人蓬頭垢面的去辦公室上班吧?同理,遠程辦公也要達到這個效果,那麼就一定要用視頻會議簽到的模式。個人認為,在線打卡、微信群+1等模式一定是事倍功半的,因為你不知道對方是躺在床上,還是蹲在馬桶上。

如果就單一的開遠程視頻為了早上考勤簽到,是一種資源的浪費。我建議借用早上考勤的機會,把每天的晨例會同步召開。這樣大家就能夠快速的進入狀態。同理,晚上的例會也需要遠程視頻,並且做好每天的工作總結。

這裡有個細節問題,遠程視頻會議不建議人員超過10人,如果部門或小組人員太多,最好按照職能、崗位等劃分為各小組召開。

PS:感謝網際網路的發展,讓大家選擇遠程視頻的方式和工具多種多樣。這裡不做任何推廣,大家結合自身團隊的工作習慣即可。


二、會議

我認為每天至少2個會議一定要召開,晨例會和晚例會。上面也講了,建議和考勤一起做。

我相信大多數的網際網路企業都有晨例會,而遠程辦公的重點將更多的關注每個人的計劃是否詳細,可落地,可驗收。不要把例會變成了一種形式,而是通過例會,讓所有人互相了解各自的進度,同時也是對自我任務的一種驅動。

而晚例會對於遠程辦公也是有必要的。在現場辦公的時候,一般相互之間都非常清楚各自的進度,或者有問題也會提前暴露或解決。但是遠程辦公以後,各自的計劃實際完成情況,有沒有遇到什麼困難,有沒有什麼是有外部強依賴的?等等這些問題,最好的方式就是通過晚例會來驗收每日計劃是否順利的完成,是否對於總體進度有無影響。

除此以外,就是必要的一些項目會議、評審會議、討論會議等,這類會議要做好提前準備,會議過程記錄,會議結果的發送等必要步驟。


三、溝通與匯報

遠程辦公最考驗的就是溝通的效率。

在現場辦公,溝通應該是無障礙的,大家的工位基本上都是連在一起,最多走兩步肯定是可以找到你想要的人。而遠程辦公的溝通形式將全部發生變化,必將更多的以IM或郵件的形式來工作。所以,這裡要求團隊所有人對於消息的回覆一定要及時和明確,收到就回復收到、+1等。在群裡面跟某人溝通時,一定要艾特指定的人。千萬不要潛水,看完消息不做任何反饋。

至於,如何避免消息過多造成的干擾,我的建議是工作用skype、釘釘、QQ等方式,避免跟私人微信消息混在一起。

還有一個溝通環節就是匯報機制,因為大家都是遠程,難免遇到技術上或者業務上的問題,有可能這個障礙是依賴外部資源,或者是需要領導協調資源的。但是因為礙於遠程辦公的距離因素,或者聯繫不上對接人,有人會把這些問題跳過,等到晚例會的時候才把問題拋出來。這樣工作就顯得很被動,甚至可能對項目整體進度產生影響。正確的做法是,應該利用各種遠程工具,電話等方式積極去推動其他人。如果推動不了,應該第一時間請求領導資源的協調。把風險提前暴露出來,爭取更多的時間和資源去解決它。

同時,遠程辦公有一個非常關鍵的因素,就是企業的總部信息一定要及時、透明的傳達給每個員工。不要讓遠程辦公的人感覺自己是個外包的團隊,游離在組織外面。我們也經常看到國外很多純粹遠程辦公的企業,他們也會每隔一段時間,定期組織各個地區的人員聚在一起團建,開個party,增加團隊歸屬感。

有些大神會說,高效的任務安排就不需要過多的溝通。這類大神我相信比較是少數,而且要求大家把日常習慣的工作方式給一下子改掉,有點差強人意。但是,從另外一個角度來說,遠程辦公的確考驗任務的安排和統籌能力。


四、工作安排

上文也講到了晨會和晚例會的時候需要根據日報來展開,遠程辦公最重要的是如何科學合理的安排工作,並且如何跟蹤和驗收工作效果,保證工作的質量。

其中非常重要的兩個手段就是周報和日報的管理,再加上共享文檔,讓全體都能夠知道相互的工作與進展。

首先需要有周計劃,周計劃的重點需要突出整個項目的進度和狀態,是否有偏差,以及解決方案。


周計劃對於遠程辦公起到指導性的作用,更多的依賴日計劃的管理。

每日計劃需要更詳細、可落地執行,最終的結果是可以量化和驗收的。


每日計劃最核心的在於共享與進度跟蹤,所有人都可以查看相互依賴的人員進度與安排,每個人在晚例會的時候,也可以復盤每日進度。如果發生了進度偏差,也可以及時的修正。

當然,遠程辦公對於項目經理的挑戰會越大。但網際網路發展至今,應該大多數的項目都已是純線上管理,遠程辦公反倒是檢驗各位項目經理的管理能力了。


寫在最後:

以上方法是經過小範圍落地實踐的,肯定也有不足之處,忘留言討論。

市面上有很多項目管理工具,遠程工具都可以提高遠程效率,但無論用什麼工具,核心的思想是用科學的管理規範和方法,去推動和保障大家達成一致目標。

我相信絕大多數網際網路企業的工作內容是可以遠程完成的,對於自驅力強的人員甚至會事半功倍。對於自驅力比較弱的人員,希望這些方法可以幫助到大家。

今天我們因為疫情才不得以全民遠程辦公,很多人是到這個時候才發現遠程辦公的各種配套工具、思想、流程都非常成熟,好像一夜之間冒出來的,上手非常快。這些都得益於網際網路技術的發展,以及眾多先行者的探索與實踐。

感謝他們!感謝這個科技時代!

任何事情都有兩面性,一方面遠程辦公很難避免溝通效率低下問題;但從另外一方面,遠程辦公恰恰是檢驗我們工作的規劃能力,落地執行能力。

有句話說的好:想的好,不如說的好;說的好,不如寫的好。寫的能力就是做事情的能力,落地執行的能力。

或許這次全民遠程辦公,會產生一種新的工作方式。讓越來越多的企業或團隊,去嘗試和擁抱,甚至去推廣這樣的辦公方式。

如果你所在的企業有序的開展了遠程辦公,並且效果還不錯,那麼請珍惜這樣的機會!至少這是一家有規劃,很強執行力的企業。

最後,借用我們老闆說的一句話:「我們干好了遠程辦公,就是為國家做貢獻!

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